Профессиональный секретарь и помощник руководителя

В профессию секретаря и помощника руководителя люди приходят разными путями. Далеко не у всех есть специализированное образование. И даже те, у кого оно имеется, поработав некоторое время, сталкиваются с многочисленными трудностями, поскольку рабочие ситуации настолько разноплановы и непредсказуемы, что имеющихся знаний становится уже недостаточно. Профессия секретаря постоянно развивается, руководители и усложняющаяся бизнес-реальность предъявляют все новые и новые требования к секретарям и помощникам.

 

Если Вы хотите:

 - Узнать, каковы современные тенденции и перспективы в развитии профессии;

- Объективно оценить свой  уровень и наметить пути профессионального развития;

- Освоить новые методы работы, позволяющие выполнять привычные рабочие обязанности на более высоком профессиональном уровне;

- Освоить действенные инструменты для преодоления трудностей, возникающих в повседневной рабочей практике, найти новые подходы к решению существующих задач;

- Получить ответы на волнующие Вас вопросы

 

Приглашаем Вас на  тренинг «Профессиональный секретарь и помощник руководителя»

Тренинг предназначен  для помощников руководителей и секретарей – как опытных, так и начинающих.

 

В программе тренинга:

 

I.  Профессиональный секретарь и  помощник руководителя: современные требования и тенденции в развитии профессии.

1. Портрет идеального секретаря. Профессиональные знания, умения и навыки. Личностные качества.

2. Самооценка  профессионального уровня.

3. Новые горизонты: постановка задач профессионального роста и развития.

 

II.         Секретарь – мастер деловых манер и проводник корпоративной культуры.

1. Профессиональный имидж секретаря

- О чем расскажет окружающим Ваша внешность?

- Стереотипы восприятия или как сформировать имидж делового человека? (одежда, обувь, аксессуары, прическа и другие серьезные «мелочи»)        

- Язык тела: мимика, жесты, позы, расположение  в пространстве. Говорящие эмоции.

- Красит ли место человека? Или рекомендации по оформлению рабочего места секретаря.

 

2. Бизнес - стандарты телефонного общения

Прием звонков:

- Согласование бизнес-процесса приема телефонных звонков. Выбор формата и объема телефонной поддержки руководителя.

- Осязаемые и неосязаемые факторы телефонного общения.

- Прежде чем снять трубку… Настройка голоса. Экспресс - методы позитивной психологической настройки.

- Деловой этикет в вопросах и ответах:

· Формула приветствия и  представления. Принципы построения и возможные варианты.

· Профессиональное сканирование входящих звонков.

· Правила обращения к собеседнику.

· Режим ожидания (главные причины, правила использования и словесное сопровождение).

· Переадресация телефонных звонков: корректное переключение.

· Прием телефонных сообщений.

· Что можно и чего нельзя говорить по телефону: выбор корректных формулировок.

· Профессиональные секреты телефонной дипломатии.

· Заключительные формулы вежливости. Прощание. Создание завершающего профессионального впечатления.

 

Исходящие звонки: планирование и проведение

 

3.  Первоклассный прием посетителей

- Согласование бизнес - процесса приема посетителей.

- Встреча посетителя. Протокол первых секунд. Правила информирования руководителя (сотрудника) о пришедшем посетителе.

- Создание  деловых и комфортных условий ожидания.

- Правила   сопровождения посетителей в офисе.

- Рабочие  ситуации и способы их решения (ожидание по причине принимающей стороны, опоздание посетителя, «ранний гость», визит без предварительной договоренности)

- Сервисное сопровождение деловых встреч. Бизнес – этикет сервировки и обслуживания.

- Прощание  с посетителем: протокол последних секунд, закрепление позитивного впечатления  о Компании.

III.        Секретарь –  информационный и коммуникационный центр компании.

1. Коммуникация с руководителем

- Основа отношений «руководитель – помощник» - взаимное доверие. - Конфиденциальность.

- Выбор оптимального формата  взаимодействия с руководителем.

- Искусство слушать, слышать и понимать: методы активного слушания, прояснения смысла и уточнения информации.

- Особенности взаимодействия с руководителями разных психологических типов.

- Обратная связь от руководителя: проблема или ресурс профессионального развития.

2. Коммуникация с сотрудниками

- Позиционирование секретаря в  компании. Корпоративная этика.

- Передача поручений руководителя, текущий мониторинг и контроль исполнения.

- Управление деловой беседой (способы корректной остановки болтливого собеседника, перевода разговора в деловую плоскость, методы получения необходимой информации и прояснения ситуации,  фиксация ответственности исполнителя)

3. Работа в сложных и конфликтных ситуациях.

- Как реагировать на критику  в свой адрес или в адрес Компании?

- Как отвечать на претензии?

- Методы пресечения грубости и агрессии.

- Управление эмоциями: своими и другого человека. «Скорая помощь» при стрессе. - Поддержание высокой работоспособности.

 

IV.        Секретарь – эталон  точности и пунктуальности. Тайм-менеджмент

1. Инвентаризация рабочего времени. Нахождение «воров»  времени и   путей избавления от главных из них («синдром откладывания», отвлекающие факторы, вынужденные перерывы, неумение  сказать «нет»)

2. Постановка  целей.

3. Расстановка приоритетов. Одновременно несколько дел…

4. Планирование деятельности для достижения целей.

- Инструменты личного планирования  в форматах день/ неделя/месяц. 

- Планирование рабочего дня/ недели/ месяца руководителя. Ведение ежедневника руководителя.

5. Опережающее планирование

6. Самоменеджмент, самомотивация, самоконтроль.